El poder de la videoconferencia proviene de los avances en tecnología inalámbrica y de comunicaciones. Esto es lo que, por el momento permite gestionar y mantener una comunicación efectiva en entornos empresariales y cada vez fomenta más las interacciones cara a cara en tiempo real, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Dentro de los beneficios que muestra el uso de la videoconferencia en las organizaciones es que les permite administrar de manera eficiente los sistemas de comunicación empresariales, así como lograr obtener herramientas estratégicas de mayor productividad y mejores procesos comerciales.
Hay muchas formas en que las videoconferencias gestionan la comunicación, desde abrir nuevos canales de comunicación para información, marketing, educación hasta para realizar reuniones de trabajo, negociaciones e incluso contratar personal y llevar a cabo los teletrabajos.
En este documento estaremos brindándote experiencias e información del poder que ha ganado la videoconferencia en el mundo tecnológico y sus ventajas que se obtienen con su uso lo que permitirá mejorar la gestión de comunicación efectiva en tu negocio.
Lo atractivo de esto es que a través de la videoconferencia los usuarios se pueden prestar atención mutuamente y obtener la misma calidad de respuesta como que si estuviesen frente a frente en un mismo espacio; el manejo corporal es igual y la calidad de las presentaciones pasa a ser más acentuada, ya que hay un intercambio de ideas en vivo.
Con la videoconferencia, los gerentes pueden tratar con el personal de una manera más personal, lo que fomenta mejores relaciones en toda la organización cumpliendo así con las políticas de calidad empresarial. Adicionalmente, es una herramienta potente para elevar las capacidades dentro de las organizaciones mediante la colaboración con expertos de todo el mundo, en la capacitación del personal de la empresa y el intercambio de ideas e información, optimizando así los recursos de tiempo, dinero y espacio.
Las videoconferencias se pueden desarrollar en salas grandes, pequeñas e incluso habitaciones que funcionan como oficinas domésticas. Esto resulta ideal para mantener al equipo de trabajo, socios, gerentes y directores interconectados entre sí; disminuyendo costos en cuanto a traslados, hoteles, viáticos y tiempos improductivos que pueden generar stress en los individuos.
Ahora bien, ¿con cuáles recursos se deben contar en la empresa para llevar a cabo las videoconferencias? Pues la respuesta a ello es sencilla, ya que va a depender del tipo de comunicación que desees implementar en tu organización, sin embargo, dentro de lo esencial se recomienda:
- Utilizar como medio de transmisión el equipo Polycom, para un mejor conexión entre las partes.
- Poseer dispositivos de audio y video.
- Tener conexión a internet con IP Pública.
- Salas para llevar a cabo la videoconferencia y
- Grupos a partir de 2 personas.
Los tipos de videoconferencias de los cuales puedes hacer uso se dividen en 4 categorías, que son:
- Los sistemas de colaboración de video en la habitación, estos facilitan videos de alta calidad colaboración en un entorno grupal y se incluye salas de reuniones, salas de juntas y auditorios.
- Los sistemas ejecutivos de colaboración de video de escritorio incluyen ejecutivo sistemas de escritorio de oficina. Los sistemas ejecutivos son unidades todo en uno con una cámara y un monitor integrados donde permite que hay intercambio de información entre las partes involucradas.
- Videoconferencia de escritorio para colaboración de video personal aprovecha cámaras web y micrófonos diseñados para uso personal. Con este tipo se puede aprovechar el uso de los dispositivos móviles para acceder a la reunión.
- La telepresencia es una categoría en evolución que representa el extremo más alto del espectro de comunicaciones visuales, proporcionando una inmersión experiencia de comunicación, dentro de esta categoría se incluye la videoconferencia.
Ventajas de la Videoconferencias para gestionar la comunicación efectiva:
- Mayor productividad y eficiencia, esto se debe a la eliminación de barreras en tiempo y espacio, permitiendo realizar videoconferencias para comunicarse con colegas, clientes y socios en cualquier momento y desde cualquier lugar. De esta forma las reuniones se tornan cortas y más eficientes.
- Más flexibilidad, esto se debe a su funcionalidad, lo cual permite que un usuario se incorpore a la reunión desde cualquier dispositivo móvil como: computadora portátil, teléfono inteligente, iPad u otros, esto es en caso de que por alguna razón no llegue a tiempo al lugar y hora pautada.
- Comunicación más efectiva, la videoconferencia proporciona a los participantes un tipo de comunicación no verbal que, según los informes, es un medio de comunicación efectivo, ya que al igual que si estuviesen en persona, se percibe el lenguaje corporal y las expresiones faciales.
- Buenas opciones para trabajo remoto, aquí aplican lo que son las entrevistas en línea y el aprendizaje a distancia (actividad frecuente en la actualidad con los teletrabajadores o freelance). Además de las reuniones de negocios que se pueden llevar a cabo con los socios y compañeros del negocio.
- Ahorro en dinero y tiempo, los costos en cuanto a viajes de negocios y capacitación del personal son definitivamente más bajos; menos tiempo para reuniones, capacitación y proyectos debido a que puede comunicarse con las mejores mentes, sin importar dónde se encuentren y establecer una mejor comunicación entre los participantes, aprendices y compañeros de equipo.
- Reduce los problemas de la organización, debido a que se proporciona una programación y configuración sencilla para que no malgaste el tiempo con pequeños detalles en lugar de luchar contra la tecnología inútil.
- Brinda soluciones creativas, ya que garantiza una herramienta poderosa comunicacionalmente en cuanto al marketing, ventas y publicidades a sus productos, esto la coloca en ventaja con respecto a aquellas empresas que no utilizan estos medios de comunicación.
- Aumenta el compromiso de los empleados, esto se debe a que existe una colaboración más sencilla en el entorno de trabajo por tanto mejora el nivel de calidad de vida del empleado y en recompensa este a su vez afianza el compromiso con la organización.
- Reducción del tiempo de comercialización, la interacción entre empleados de manera más rápida impulsa la innovación y puede acelerar el tiempo de lanzamiento de productos con igual o mejor calidad de publicidad y mercadeo para la comercialización.
- Redefinición del flujo de trabajo, gracias a la integración de las herramientas de colaboración y el poder de la videoconferencia se transforman los procesos empresariales y el rendimiento efectivo de la comunicación para dar cumplimiento a las políticas de la organización.
- Fomento de la innovación, con la implementación de esta herramienta existe una profundización en el intercambio de conocimiento e información, por lo que se aprovecha en mejor dimensión y con mayor eficiencia los activos.
- Aumenta las posibilidades de relaciones internacionales y mejora las nacionales, el uso de la videoconferencia como herramienta permite a las organizaciones crear relaciones más estrechas con sus clientes y socios, sin importar de dónde provengan ni cuál es su cultura.
Computación Interactiva, en pro de brindar bienestar a las organizaciones en cuanto a mejores prácticas y aplicación de nuevas tecnologías, va de la mano con Polycom y describen el poder de la videoconferencia en los negocios, su rentabilidad y cómo integrar esta herramienta para mejorar y eficientar los resultados económicos del negocio, ofreciendo el asesoramiento técnico personalizado al respecto.
Parte de los beneficios de la videoconferencia para uso corporativo es que se incluyen ahorros de costos, aumentos de productividad y mejores métodos para administrar el tiempo y hacerlo efectivo. Por lo que conviene a partir de este momento nombrar y hacer de tu conocimiento el poder de ahorro que tiene la implementación de la videoconferencia dentro de las organizaciones.
Finalmente, es indispensable para toda organización de cualquier índole y tamaño, avanzar en el tiempo con la tecnología porque lo que para hace unos años resultaba imposible, hoy en día es lo cotidiano, traducido en beneficios y oportunidades de ganar- ganar, entre las empresas y sus empleados.
El poder de la videoconferencia, cada vez es mayor y conlleva a que emerjan las mejores transformaciones del negocio, por lo que es recomendable a todos aquellos responsables del departamento de TI, promover el uso de esta herramienta de acuerdo a las necesidades del negocio para así lograr una comunicación veraz y efectiva desde todos los rincones del mundo.
Si deseas obtener más información al respecto, en cuanto a equipos, programas y dispositivos que debes utilizar te invitamos a suscribirte al Newsletter de Computación Interactiva para que seas atendido personalmente y asesorado de forma técnica, con el fin de tomar una decisión inteligente que conduzca a tu negocio a una verdadera transformación.
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